Faire entrer les visites du site web dans le CRM : 4 voies comparées

Une liste d'entreprises visiteuses n'est utile que si les ventes la voient là où elles travaillent de toute façon. C'est le plus souvent le CRM. Il existe quatre voies pour y arriver. Elles diffèrent par l'effort, l'actualité et la sensibilité aux erreurs. Cet article les classe et montre à quoi faire attention pour les champs et les doublons.

Les quatre voies en un aperçu

1. Import CSV

La liste des visiteurs est exportée en fichier CSV et importée dans le CRM. Les trois grands systèmes savent le faire.

• HubSpot accepte, selon le guide du fichier d'import, CSV, XLSX et XLS avec une ligne d'en-tête. Chaque colonne est rattachée à une propriété. L'UTF-8 est obligatoire pour les caractères spéciaux comme les trémas.
• Pipedrive importe, selon la page d'aide sur l'import de tableurs, XLS, XLSX et CSV. Il rattache automatiquement les colonnes d'après les noms. Si un champ manque, créez auparavant un champ personnalisé.
• Salesforce propose pour les comptes et les contacts l'assistant d'import de données. Pour de plus grands volumes, Trailhead renvoie au Data Loader.

L'inconvénient est le geste manuel : qui oublie d'exporter ne voit pas les nouvelles visites.

2. Interrogation d'API

Un script interroge les données de visiteurs par l'API et les écrit dans le CRM. Cela convient aux rapprochements réguliers, par exemple de nuit. Vous êtes indépendant du fait qu'un récepteur soit joignable ou non à ce moment. Vous pouvez en outre rattraper des lacunes à tout moment. En contrepartie, vous devez entretenir les deux interfaces et traiter les erreurs.

3. Webhook

Le service signale de lui-même chaque visite à une adresse que vous indiquez. De là, elle va dans un script ou un service d'automatisation. Ce à quoi faire attention pour la signature, les nouvelles tentatives et la remise en double figure dans Webhooks expliqués simplement.

4. Service d'automatisation

Des services comme Zapier, Make ou n8n reçoivent un webhook et en construisent un déroulement sans code.

• Zapier met à disposition avec le déclencheur Catch Hook une adresse propre. Les tarifs qui l'incluent figurent dans l'aide de Zapier.
• Make propose un module pour les webhooks.
• n8n apporte un nœud Webhook qui crée une adresse pour les essais et une pour l'exploitation. n8n peut aussi être exploité soi-même.

L'avantage est la rapidité de la mise en place. Vérifiez toutefois où le service traite les données. Concluez au besoin un contrat de sous-traitance.

Rattacher les champs

Fixez au préalable quelles indications vont dans le CRM. Pour une entreprise reconnue, sont judicieuses :

Créez les champs personnalisés avant d'importer, sinon les données atterrissent dans des notes ou pas du tout dans le système. Un champ pour la source aide plus tard à filtrer et à évaluer ces entrées. Comment former un classement à partir des signaux est montré dans Lead scoring en B2B.

Éviter les doublons

La même entreprise visite votre site plusieurs fois. Sans contre-mesure, de nombreuses entrées identiques apparaissent. La meilleure clé est le domaine, parce qu'il est plus univoque qu'un nom d'entreprise avec forme juridique.

• HubSpot rapproche les entreprises, selon la documentation sur la fusion et la prévention des doublons, via le domaine principal, à l'import aussi via le second domaine. Important : lors de la création via l'API, les entreprises ne sont selon la même page pas rapprochées d'après le domaine. Demandez-y d'abord le domaine avant de créer, ou vérifiez-le dans votre compte.
• Pipedrive propose à l'import un choix pour le traitement des doublons détectés, dont la fusion.
• Salesforce utilise ses propres règles. Une clé externe sur l'entreprise, par exemple le domaine dans un champ, rend la mise à jour plus fiable que le rapprochement par le nom.

De façon générale : enregistrez le domaine en minuscules, sans www. et sans chemin avant de l'utiliser comme clé. HubSpot supprime à l'import tout ce qui suit le domaine, d'autres systèmes ne le font pas forcément.

Protection des données

La reconnaissance d'entreprises fournit des entreprises, pas des personnes. Dès que vous ajoutez dans le CRM un interlocuteur à une visite, des données à caractère personnel naissent. Il vous faut pour cela une base juridique propre. Pour les entrepreneurs individuels, même le nom de l'entreprise peut avoir un caractère personnel. Le classement de l'adresse IP elle-même figure dans Adresse IP et RGPD, la prise de contact dans Contacter les entreprises reconnues. Fixez en outre combien de temps les visites restent dans le CRM. Supprimez régulièrement les anciennes entrées.

Whovisit, par exemple, propose l'export CSV, l'API et les webhooks. Les messages de webhook ne contiennent pas d'adresses IP. Vérifiez chez chaque fournisseur ce qui est réellement transmis.

Questions fréquentes

Quelle voie est la meilleure pour débuter ? L'import CSV. Il ne demande pas de technique et vous montre de quels champs vous avez réellement besoin. N'automatisez que lorsque le rattachement est posé.

Comment éviter les entreprises en double dans le CRM ? Utilisez le domaine comme clé et normalisez-le avant l'import. Vérifiez comment votre CRM rapproche selon la voie concernée. Chez HubSpot, des règles différentes s'appliquent pour l'import et l'API.

Puis-je créer automatiquement les entreprises reconnues comme lead ? Comme entrée d'entreprise, le plus souvent oui. Dès que des personnes entrent en jeu, il vous faut une base juridique et une information des personnes concernées. Les voies existantes au total sont montrées dans Quelles entreprises visitent mon site web ?.