Επισκέψεις ιστότοπου στο CRM: 4 τρόποι σε σύγκριση

Μια λίστα εταιρειών που επισκέπτονται είναι χρήσιμη μόνο αν οι πωλήσεις τη βλέπουν εκεί όπου ούτως ή άλλως δουλεύουν. Αυτό είναι συνήθως το CRM. Υπάρχουν τέσσερις δρόμοι προς αυτό. Διαφέρουν σε προσπάθεια, επικαιρότητα και ευαισθησία σε σφάλματα. Το άρθρο τους κατατάσσει και δείχνει σε τι πρέπει να προσέξετε στα πεδία και στα διπλότυπα.

Οι τέσσερις δρόμοι με μια ματιά

1. Εισαγωγή CSV

Η λίστα επισκεπτών εξάγεται ως αρχείο CSV και εισάγεται στο CRM. Και τα τρία μεγάλα συστήματα το υποστηρίζουν.

• Το HubSpot δέχεται σύμφωνα με τον οδηγό για το αρχείο εισαγωγής CSV, XLSX και XLS με γραμμή κεφαλίδας. Κάθε στήλη αντιστοιχίζεται σε μια ιδιότητα. Το UTF-8 είναι υποχρεωτικό σε ειδικούς χαρακτήρες όπως οι umlaut.
• Το Pipedrive εισάγει σύμφωνα με τη σελίδα βοήθειας για την εισαγωγή πινάκων XLS, XLSX και CSV. Αντιστοιχίζει αυτόματα στήλες με βάση τα ονόματα. Αν λείπει ένα πεδίο, δημιουργήστε εκ των προτέρων ένα δικό σας πεδίο.
• Το Salesforce προσφέρει για λογαριασμούς και επαφές τον οδηγό εισαγωγής δεδομένων. Για μεγαλύτερους όγκους το Trailhead παραπέμπει στο Data Loader.

Το μειονέκτημα είναι ο χειρισμός: όποιος ξεχνά να εξαγάγει, δεν βλέπει νέες επισκέψεις.

2. Ανάκτηση API

Ένα σενάριο ρωτά τα δεδομένα επισκεπτών μέσω API και τα γράφει στο CRM. Αυτό ταιριάζει σε τακτικές συμφωνίες, π.χ. τη νύχτα. Είστε ανεξάρτητοι από το αν ένας παραλήπτης είναι προσβάσιμος αυτή τη στιγμή. Επιπλέον μπορείτε να καλύψετε κενά ανά πάσα στιγμή. Σε αντάλλαγμα πρέπει να συντηρείτε και τις δύο διεπαφές και να χειρίζεστε σφάλματα.

3. Webhook

Η υπηρεσία αναφέρει μόνη της κάθε επίσκεψη σε μια διεύθυνση που ορίζετε. Από εκεί πηγαίνει σε ένα σενάριο ή σε μια υπηρεσία αυτοματισμού. Σε τι πρέπει να προσέξετε στην υπογραφή, τις επαναλήψεις και τη διπλή παράδοση, αναφέρεται στο Webhooks απλά εξηγημένα.

4. Υπηρεσία αυτοματισμού

Υπηρεσίες όπως Zapier, Make ή n8n δέχονται ένα webhook και φτιάχνουν από αυτό χωρίς κώδικα μια διαδικασία.

• Το Zapier διαθέτει με το έναυσμα Catch Hook μια δική του διεύθυνση. Ποια πακέτα το περιλαμβάνουν, αναγράφεται στη βοήθεια του Zapier.
• Το Make προσφέρει μια ενότητα για webhooks.
• Το n8n φέρνει έναν κόμβο webhook, που δημιουργεί μια διεύθυνση για δοκιμαστικές εκτελέσεις και μία για τη λειτουργία. Το n8n μπορεί να λειτουργήσει και σε αυτοφιλοξενία.

Το πλεονέκτημα είναι η ταχύτητα της ρύθμισης. Ελέγξτε όμως πού επεξεργάζεται η υπηρεσία δεδομένα. Συνάψτε αν χρειάζεται σύμβαση εκτέλεσης επεξεργασίας.

Αντιστοίχιση πεδίων

Ορίστε εκ των προτέρων ποια στοιχεία ανήκουν στο CRM. Για μια αναγνωρισμένη εταιρεία έχουν νόημα:

Δημιουργήστε τα δικά σας πεδία πριν εισαγάγετε, αλλιώς τα δεδομένα καταλήγουν σε σημειώσεις ή καθόλου στο σύστημα. Ένα πεδίο για την πηγή βοηθά αργότερα να φιλτράρετε και να αξιολογείτε τέτοιες εγγραφές. Πώς σχηματίζετε από τα σήματα μια κατάταξη, δείχνει το Lead Scoring στο B2B.

Αποφυγή διπλοτύπων

Η ίδια εταιρεία επισκέπτεται τη σελίδα σας πολλές φορές. Χωρίς αντίμετρα δημιουργούνται πολλές ίδιες εγγραφές. Το καλύτερο κλειδί είναι το domain, επειδή είναι πιο μονοσήμαντο από ένα όνομα εταιρείας με νομική μορφή.

• Το HubSpot συγκρίνει επιχειρήσεις σύμφωνα με την τεκμηρίωση για τη συγχώνευση και την αποφυγή διπλοτύπων μέσω του κύριου domain, κατά την εισαγωγή και μέσω του δεύτερου domain. Σημαντικό: κατά τη δημιουργία μέσω API οι επιχειρήσεις δεν συγκρίνονται σύμφωνα με την ίδια σελίδα με βάση το domain. Ρωτήστε εκεί πρώτα για το domain πριν από τη δημιουργία ή ελέγξτε το στον λογαριασμό σας.
• Το Pipedrive προσφέρει κατά την εισαγωγή μια επιλογή για τον χειρισμό των αναγνωρισμένων διπλοτύπων, μεταξύ αυτών η συγχώνευση.
• Το Salesforce χρησιμοποιεί δικούς του κανόνες. Ένα εξωτερικό κλειδί στην εταιρεία, π.χ. το domain σε ένα πεδίο, κάνει την ενημέρωση πιο αξιόπιστη από τη σύγκριση μέσω ονόματος.

Γενικά ισχύει: αποθηκεύστε το domain με πεζά γράμματα, χωρίς www. και χωρίς διαδρομή, πριν το χρησιμοποιήσετε ως κλειδί. Το HubSpot αφαιρεί κατά την εισαγωγή ό,τι υπάρχει μετά το domain, άλλα συστήματα δεν το κάνουν κατ' ανάγκην.

Προστασία δεδομένων

Η αναγνώριση εταιρειών παρέχει εταιρείες και όχι πρόσωπα. Μόλις προσθέσετε στο CRM έναν συνομιλητή σε μια επίσκεψη, δημιουργούνται προσωπικά δεδομένα. Γι' αυτό χρειάζεστε δική του νομική βάση. Σε ατομικές επιχειρήσεις ήδη το όνομα της επιχείρησης μπορεί να έχει σχέση με πρόσωπο. Την κατάταξη της ίδιας της διεύθυνσης IP θα τη βρείτε στο Διεύθυνση IP και GDPR, την προσέγγιση στο Προσέγγιση αναγνωρισμένων εταιρειών. Ορίστε επιπλέον για πόσο διάστημα παραμένουν οι επισκέψεις στο CRM. Διαγράφετε τακτικά τις παλιές εγγραφές.

Το Whovisit π.χ. προσφέρει εξαγωγή CSV, API και webhooks. Τα μηνύματα webhook δεν περιέχουν διευθύνσεις IP. Ελέγξτε σε κάθε πάροχο τι μεταδίδεται πραγματικά.

Συχνές ερωτήσεις

Ποιος δρόμος είναι ο καλύτερος για την αρχή; Η εισαγωγή CSV. Δεν χρειάζεται τεχνολογία και σας δείχνει ποια πεδία πραγματικά χρειάζεστε. Αυτοματοποιήστε μόνο όταν η αντιστοίχιση έχει διαμορφωθεί.

Πώς αποτρέπω διπλές εταιρείες στο CRM; Χρησιμοποιήστε το domain ως κλειδί και κανονικοποιήστε το πριν από την εισαγωγή. Ελέγξτε πώς το CRM σας συγκρίνει μέσω του εκάστοτε δρόμου. Στο HubSpot ισχύουν για την εισαγωγή και το API διαφορετικοί κανόνες.

Επιτρέπεται να δημιουργώ αυτόματα αναγνωρισμένες εταιρείες ως lead; Ως εγγραφή εταιρείας συνήθως ναι. Μόλις εμπλακούν πρόσωπα, χρειάζεστε νομική βάση και ενημέρωση των υποκειμένων. Ποιοι δρόμοι υπάρχουν συνολικά, δείχνει το Ποιες εταιρείες επισκέπτονται τον ιστότοπό μου;.