Undersøg en virksomhed: Handelsregister, Firmenbuch, Zefix

Du har et virksomhedsnavn eller et domæne og vil vide mere: retsform, hjemsted, ledelse, størrelse. De vigtigste kilder er offentlige og delvist gratis. Denne artikel viser, hvor du søger i Tyskland, Østrig og Schweiz, hvad hver kilde leverer, og hvor den slutter. Hvordan du bagefter kommer i samtale med en virksomhed, beskriver Kontakt genkendte virksomheder.

Start med domænet

Som regel står der i begyndelsen et domæne, for eksempel fra en analyse af hjemmesidebesøg. Så går du til værks sådan:

1. Åbn hjemmesiden, og find impressum. I Tyskland kræver § 5 DDG ved erhvervsmæssige digitale tjenester blandt andet navn og adresse, ved juridiske personer retsform og tegningsberettigede, registerart og registernummer samt, hvis det findes, momsnummeret (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer).
2. Notér det præcise virksomhedsnavn med retsform og registernummeret.
3. Søg dermed i det pågældende register, og sammenlign navn, hjemsted og nummer.

Impressum er den hurtigste kilde, men ikke officielt kontrolleret. Registeret er den mere bindende modprøve. Til spørgsmålet om, hvordan et domæne bliver til en virksomhed, passer også PTR-record: hvordan et værtsnavn bliver til en virksomhed.

Tyskland: Handelsregister og Unternehmensregister

To portaler, to formål:

Efter oplysningerne fra EU's e-justice-portal om Tyskland er indsigt mulig uden særlig interesse. Registerudskrifter og dokumenter som selskabsvedtægter kan på portalen hentes gratis i elektronisk form. Almindelige eller bekræftede afskrifter anmoder du om mod gebyr hos den kompetente registerret, beløbet nævner portalen ikke. I Unternehmensregister er hentning af regnskabsdokumenter ifølge samme side gratis. Kun for deponerede regnskaber fra mikrovirksomheder koster det 1 euro pr. regnskab.

Praktisk: Søg efter navnet, og filtrér efter registerart (HRA for personselskaber, HRB for kapitalselskaber) og delstat. Træfferne viser hjemsted, registerret og nummer. Registerudskriften nævner tegningsberettigede, formål og kapital.

Østrig: Firmenbuch og WKO

Firmenbuch føres af domstolene. Ifølge EU's e-justice-portal om Østrig findes der tre adgange:

• Kortoplysning: gratis, med de vigtigste oplysninger om en virksomhed, uden registrering.
• Firmenbuchauszug: fra hovedbogen med de aktuelle data, på ønske også med slettede data. Forespørgsler koster ifølge portalen penge. Beløb nævner siden ikke. Aktuelle gebyrer nævner justitsministeriet på justiz.gv.at og afregningsstederne.
• Dokumenter fra dokumentsamlingen, ligeledes betalingspligtige.

Du kan bestille via JustizOnline (med registrering og onlinebetaling) eller via et afregningssted, som ministeriet har bemyndiget. Der søges efter Firmenbuchnummer, virksomhedsnavn eller navnet på en person med funktion, for eksempel direktøren.

Et gratis supplement er fortegnelsen WKO Firmen A-Z. Dér søger du efter branche og sted. Den erstatter ikke Firmenbuch, men hjælper med at placere virksomheden.

Schweiz: Zefix

Zefix er forbundets centrale virksomhedsindeks. Efter beskrivelsen på opendata.swiss findes der en webapplikation, en offentlig grænseflade og en app. Webapplikationen finder du på zefix.admin.ch. Du søger efter virksomhedsnavnet og får virksomhedens registerdata.

Bemærk den begrænsning, som kantonen Zug nævner: Dataene i Zefix er ifølge kantonen Zug uden garanti og har ingen retsvirkning. Bindende er den bekræftede registerudskrift fra det kompetente Handelsregisteramt og offentliggørelsen i Schweizerisches Handelsamtsblatt (SHAB). Den, der har brug for en bekræftet udskrift, henvender sig til kantonens Handelsregisteramt. Omkostninger dertil nævner din kanton.

Supplerende kilder

Kontrollér momsnummer. Med VIES-tjenesten fra EU-Kommissionen kontrollerer du, om et momsnummer fra en EU-medlemsstat er gyldigt. Det hjælper ved fakturaer og som plausibilitetskontrol: Passer nummeret til virksomhed og land? Bemærk, at VIES forespørger de nationale databaser, og at en fejl også kan skyldes en driftsforstyrrelse. Schweiz er ikke en del af VIES.

LinkedIn. Virksomhedssiden viser branche, størrelsesklasse og medarbejderantal efter egen angivelse samt offentlige indlæg. Oplysningerne stammer fra virksomheden selv og er ikke kontrolleret. For personer gælder: De er ingen kilde til automatiske tilordninger af hjemmesidebesøg. Mere om det under Kold kundeakkvisition i B2B.

Egen hjemmeside og presse. Hvem er kontaktperson, hvilke referencer nævner virksomheden, findes der stillingsannoncer om et emne, der passer til dit tilbud? Disse kilder viser behov, registrene viser rammedataene.

Hvad du overtager i CRM'et

Overtag kun, hvad du har brug for: virksomhedsnavn med retsform, domæne, hjemsted, registernummer og kilden til oplysningen samt dato. Personer fra registre er personoplysninger, også selv om de er offentligt tilgængelige. Hvordan du lægger dataene ordentligt ind og undgår dubletter, står i Overfør hjemmesidebesøg til CRM.

Undersøgelsens grænser

• Enkeltmandsvirksomheder og freelancere står ofte ikke i Handelsregister eller Firmenbuch.
• Virksomheder med samme navn er hyppige. Stol på registernummer og hjemsted.
• Koncernstrukturer: Den besøgende virksomhed og aftaleparten kan være forskellige selskaber.
• Aktualitet: Indtegninger kommer bagefter fakta, hjemmesiden er ofte hurtigere.

Ofte stillede spørgsmål

Er undersøgelsen i Handelsregister gratis? Hentning af registerudskrifter og dokumenter via portalen er ifølge EU's e-justice-portal i Tyskland gratis. Bekræftede afskrifter koster gebyrer. I Østrig er kun kortoplysningen gratis. Aktuelle beløb står hos registrene.

Hvordan finder jeg virksomheden bag en hjemmeside? Via impressum. Dér står virksomhedsnavn, retsform og registernummer. Kontrollér så disse oplysninger i registeret.

Må jeg bruge data fra registeret til reklame? Virksomhedsdata er offentlige, men brugen til henvendelse er underlagt egne regler. For personer gælder databeskyttelse og konkurrenceret, se Kold kundeakkvisition i B2B. Denne oplysning erstatter ikke juridisk rådgivning.