Pesquisar uma empresa: registo comercial, Firmenbuch, Zefix

Tem um nome de empresa ou um domínio e quer saber mais: forma jurídica, sede, gerência, dimensão. As fontes mais importantes são públicas e, em parte, gratuitas. Este artigo mostra onde pesquisar na Alemanha, na Áustria e na Suíça, o que cada fonte fornece e onde termina. Como entrar depois em conversa com uma empresa, descreve-o Abordar empresas reconhecidas.

Começar pelo domínio

Normalmente, o ponto de partida é um domínio, por exemplo de uma análise de visitas ao website. Então proceda assim:

1. Abra o website e procure o aviso legal (Impressum). Na Alemanha, o § 5 DDG exige, nos serviços digitais prestados profissionalmente, entre outros, nome e morada, no caso de pessoas coletivas forma jurídica e representantes, tipo e número de registo e, se existir, o número de identificação para efeitos de IVA.
2. Anote o nome exato da empresa com a forma jurídica e o número de registo.
3. Pesquise com isso no respetivo registo e compare nome, sede e número.

O aviso legal é a fonte mais rápida, mas não está verificado oficialmente. O registo é a contraprova mais vinculativa. Sobre a questão de como de um domínio resulta uma empresa, encaixa também Registo PTR: como de um nome de computador resulta uma empresa.

Alemanha: Handelsregister e Unternehmensregister

Dois portais, duas finalidades:

Segundo os dados do Portal Europeu da Justiça sobre a Alemanha, a consulta é possível sem interesse especial. Certidões do registo e documentos como contratos de sociedade podem ser obtidos gratuitamente em formato eletrónico no portal. Cópias simples ou certificadas são pedidas, mediante taxa, ao tribunal de registo competente; o portal não indica o montante. No Unternehmensregister, a consulta de documentos de prestação de contas é, segundo a mesma página, gratuita. Só para balanços depositados de microempresas é cobrado 1 euro por balanço.

Na prática: pesquise pelo nome e filtre por tipo de registo (HRA para sociedades de pessoas, HRB para sociedades de capitais) e estado federado. Os resultados mostram sede, tribunal de registo e número. A certidão do registo indica os poderes de representação, o objeto e o capital.

Áustria: Firmenbuch e WKO

O Firmenbuch é mantido pelos tribunais. Segundo o Portal Europeu da Justiça sobre a Áustria, existem três acessos:

• Informação resumida: gratuita, com os dados mais importantes sobre uma empresa, sem registo.
• Certidão do Firmenbuch: do livro principal com os dados atuais, se desejado também com dados apagados. As consultas são, segundo o portal, pagas. A página não indica montantes. Os emolumentos atuais indicam-nos o Ministério da Justiça em justiz.gv.at e as entidades de faturação.
• Documentos da coleção de documentos, igualmente pagos.

Pode encomendar através do JustizOnline (com registo e pagamento em linha) ou através de uma entidade de faturação mandatada pelo ministério. Pesquisa-se por número do Firmenbuch, nome da empresa ou o nome de uma pessoa com função, por exemplo o gerente.

Um complemento gratuito é o diretório WKO Firmen A-Z. Aí pesquisa por setor e localidade. Não substitui o Firmenbuch, mas ajuda no enquadramento.

Suíça: Zefix

O Zefix é o índice central de empresas da Confederação. Segundo a descrição no opendata.swiss, existem uma aplicação web, uma interface pública e uma app. A aplicação web encontra-a em zefix.admin.ch. Pesquisa pelo nome da empresa e obtém os dados de registo da empresa.

Tenha em conta a restrição que o cantão de Zug indica: os dados no Zefix são, segundo o cantão de Zug, sem garantia e sem efeito jurídico. São vinculativos a certidão de registo autenticada da conservatória do registo comercial competente e a publicação no Boletim Oficial Suíço do Comércio (SHAB). Quem precisa de uma certidão autenticada dirige-se à conservatória do registo comercial do cantão. Os custos indica-os o seu cantão.

Fontes complementares

Verificar o NIF-IVA. Com o serviço VIES da Comissão Europeia verifica se um número de identificação para efeitos de IVA de um Estado-Membro da UE é válido. Ajuda em faturas e como verificação de plausibilidade: o número combina com a empresa e o país? Tenha em conta que o VIES consulta as bases de dados nacionais e que um erro pode também dever-se a uma falha. A Suíça não faz parte do VIES.

LinkedIn. A página da empresa mostra setor, escalão de dimensão e número de colaboradores segundo declaração própria, bem como publicações públicas. Os dados provêm da própria empresa e não estão verificados. Para pessoas aplica-se: não são uma fonte para atribuições automáticas de visitas ao website. Mais sobre isto em Prospeção a frio no B2B.

Website próprio e imprensa. Quem é a pessoa de contacto, que referências indica a empresa, há anúncios de emprego para um tema que combine com a sua oferta? Estas fontes mostram necessidade, os registos mostram os dados de enquadramento.

O que levar para o CRM

Leve apenas o que precisa: nome da empresa com forma jurídica, domínio, sede, número de registo e a fonte da informação com a data. As pessoas constantes dos registos são dados pessoais, mesmo que sejam consultáveis publicamente. Como guardar os dados de forma limpa e evitar duplicados, está em Levar visitas do website para o CRM.

Limites da pesquisa

• Empresários em nome individual e profissionais liberais muitas vezes não constam do registo comercial nem do Firmenbuch.
• Empresas com o mesmo nome são frequentes. Confie no número de registo e na sede.
• Estruturas de grupo: a empresa visitante e a parte contratual podem ser sociedades diferentes.
• Atualidade: os registos acompanham os factos com atraso, o website é muitas vezes mais rápido.

Perguntas frequentes

A pesquisa no registo comercial é gratuita? A consulta de certidões do registo e de documentos através do portal é, segundo o Portal Europeu da Justiça, gratuita na Alemanha. Cópias certificadas custam taxas. Na Áustria, só a informação resumida é gratuita. Os montantes atuais constam dos registos.

Como encontro a empresa por detrás de um website? Através do aviso legal. Aí constam nome da empresa, forma jurídica e número de registo. Verifique depois esses dados no registo.

Posso usar dados do registo para publicidade? Os dados de empresas são públicos, mas a utilização para contacto está sujeita a regras próprias. Para pessoas aplicam-se a proteção de dados e o direito da concorrência, veja Prospeção a frio no B2B. Esta informação não substitui aconselhamento jurídico.