Investigar una empresa: Handelsregister, Firmenbuch y Zefix

Tiene el nombre de una empresa o un dominio y quiere saber más: forma jurídica, sede, dirección, tamaño. Las fuentes más importantes son públicas y en parte gratuitas. Este artículo muestra dónde buscar en Alemania, Austria y Suiza, qué ofrece cada fuente y dónde termina. Cómo entablar después una conversación con una empresa lo describe Contactar con empresas reconocidas.

Empezar por el dominio

Normalmente se parte de un dominio, por ejemplo de un análisis de visitas al sitio web. Entonces proceda así:

1. Abra el sitio web y busque el aviso legal (Impressum). En Alemania, el § 5 DDG exige en los servicios digitales prestados con carácter profesional, entre otros datos, nombre y dirección, en las personas jurídicas forma jurídica y representantes, tipo y número de registro y, si existe, el número de identificación a efectos del IVA.
2. Anote el nombre exacto de la empresa con su forma jurídica y el número de registro.
3. Busque con ello en el registro correspondiente y compare nombre, sede y número.

El aviso legal es la fuente más rápida, pero no está verificado oficialmente. El registro es la contraprueba más vinculante. Sobre la cuestión de cómo se obtiene una empresa a partir de un dominio encaja también Registro PTR: cómo un nombre de equipo se convierte en una empresa.

Alemania: Handelsregister y Unternehmensregister

Dos portales, dos fines:

Según los datos del Portal Europeo de e-Justicia sobre Alemania, la consulta es posible sin interés especial. Los extractos del registro y documentos como los contratos de sociedad pueden consultarse gratuitamente en formato electrónico en el portal. Las copias simples o certificadas se solicitan con tasa al tribunal de registro competente, el portal no indica el importe. En el Unternehmensregister, la consulta de documentos contables es gratuita según la misma página. Solo por los balances depositados de microempresas se cobra 1 euro por balance.

En la práctica: busque por el nombre y filtre por tipo de registro (HRA para sociedades de personas, HRB para sociedades de capital) y por estado federado. Los resultados muestran sede, tribunal de registro y número. El extracto del registro indica representantes, objeto y capital.

Austria: Firmenbuch y WKO

El Firmenbuch lo llevan los tribunales. Según el Portal Europeo de e-Justicia sobre Austria hay tres accesos:

• Información breve: gratuita, con los datos más importantes de una empresa, sin registro.
• Extracto del Firmenbuch: del libro principal con los datos actuales y, si se desea, también con datos cancelados. Las consultas son de pago según el portal. La página no indica importes. Las tasas actuales las indican el Ministerio de Justicia en justiz.gv.at y las oficinas de liquidación.
• Documentos del archivo de documentos, también de pago.

Puede solicitarlos mediante JustizOnline (con registro y pago en línea) o mediante una oficina de liquidación encargada por el Ministerio. Se busca por número del Firmenbuch, nombre de la empresa o nombre de una persona con función, por ejemplo el gerente.

Un complemento gratuito es el directorio WKO Firmen A-Z. Allí busca por sector y localidad. No sustituye al Firmenbuch, pero ayuda a situarse.

Suiza: Zefix

Zefix es el índice central de empresas de la Confederación. Según la descripción en opendata.swiss hay una aplicación web, una interfaz pública y una app. La aplicación web la encuentra en zefix.admin.ch. Busque por el nombre de la empresa y obtendrá los datos del registro.

Tenga en cuenta la limitación que indica el cantón de Zug: los datos de Zefix son, según el cantón de Zug, sin garantía y carecen de efecto jurídico. Son vinculantes el extracto certificado del registro mercantil competente y la publicación en el Boletín Oficial Suizo de Comercio (SHAB). Quien necesite un extracto certificado debe dirigirse al registro mercantil del cantón. Los costes los indica su cantón.

Fuentes complementarias

Comprobar el NIF-IVA. Con el servicio VIES de la Comisión Europea comprueba si es válido un número de identificación a efectos del IVA de un Estado miembro de la UE. Ayuda en facturas y como comprobación de plausibilidad: ¿encaja el número con la empresa y el país? Tenga en cuenta que VIES consulta las bases de datos nacionales y que un error puede deberse también a una avería. Suiza no forma parte de VIES.

LinkedIn. La página de empresa muestra sector, tramo de tamaño y número de empleados según la información propia, además de publicaciones públicas. Los datos proceden de la propia empresa y no están verificados. Para personas vale: no son una fuente para asignaciones automáticas de visitas al sitio web. Más al respecto en Captación en frío en el B2B.

Sitio web propio y prensa. ¿Quién es el interlocutor, qué referencias menciona la empresa, hay ofertas de empleo sobre un tema que encaje con su oferta? Estas fuentes muestran la necesidad, los registros muestran los datos básicos.

Qué incorporar al CRM

Incorpore solo lo que necesita: nombre de la empresa con forma jurídica, dominio, sede, número de registro y la fuente del dato con fecha. Las personas de los registros son datos personales, aunque se puedan consultar públicamente. Cómo archivar bien los datos y evitar duplicados se explica en Llevar las visitas del sitio web al CRM.

Límites de la investigación

• Empresarios individuales y profesionales liberales a menudo no figuran en el Handelsregister ni en el Firmenbuch.
• Empresas con el mismo nombre son frecuentes. Confíe en el número de registro y la sede.
• Estructuras de grupo: la empresa visitante y la parte contratante pueden ser sociedades distintas.
• Actualidad: las inscripciones van por detrás de los hechos, el sitio web suele ser más rápido.

Preguntas frecuentes

¿Es gratuita la consulta en el Handelsregister? La consulta de extractos y documentos a través del portal es, según el Portal Europeo de e-Justicia, gratuita en Alemania. Las copias certificadas tienen tasas. En Austria solo es gratuita la información breve. Los importes actuales figuran en los registros.

¿Cómo encuentro la empresa que hay tras un sitio web? A través del aviso legal. Allí constan nombre de la empresa, forma jurídica y número de registro. Compruebe después esos datos en el registro.

¿Puedo usar datos del registro para publicidad? Los datos de empresas son públicos, pero su uso para el contacto está sujeto a reglas propias. Para personas se aplican la protección de datos y el derecho de la competencia, véase Captación en frío en el B2B. Esta información no sustituye el asesoramiento jurídico.