Sprawdzanie firmy: Handelsregister, Firmenbuch, Zefix

Mają Państwo nazwę firmy lub domenę i chcą wiedzieć więcej: forma prawna, siedziba, zarząd, wielkość. Najważniejsze źródła są publiczne i częściowo bezpłatne. Artykuł pokazuje, gdzie szukać w Niemczech, Austrii i Szwajcarii, co dostarcza każde źródło i gdzie się kończy. Jak potem nawiązać rozmowę z firmą, opisuje artykuł Kontakt z rozpoznanymi firmami.

Zacząć od domeny

Najczęściej na początku jest domena, na przykład z analizy wizyt na stronie. Wtedy postępuje się tak:

1. Otworzyć stronę i poszukać stopki redakcyjnej (Impressum). W Niemczech § 5 DDG wymaga przy zawodowych usługach cyfrowych między innymi nazwy i adresu, w przypadku osób prawnych formy prawnej i osób uprawnionych do reprezentacji, rodzaju rejestru i numeru rejestrowego oraz, jeśli istnieje, numeru identyfikacyjnego VAT.
2. Zanotować dokładną nazwę firmy z formą prawną i numer rejestrowy.
3. Wyszukać ją w odpowiednim rejestrze i porównać nazwę, siedzibę i numer.

Stopka redakcyjna jest najszybszym źródłem, ale nie jest urzędowo sprawdzana. Rejestr jest bardziej wiążącą próbą kontrolną. Do pytania, jak z domeny wynika firma, pasuje też artykuł Rekord PTR: jak z nazwy komputera powstaje firma.

Niemcy: Handelsregister i Unternehmensregister

Dwa portale, dwa cele:

Według informacji portalu e-Sprawiedliwość UE o Niemczech wgląd jest możliwy bez wykazywania szczególnego interesu. Wypisy z rejestru i dokumenty, takie jak umowy spółek, można w portalu pobierać bezpłatnie w formie elektronicznej. Zwykłe lub uwierzytelnione odpisy zamawia się za opłatą w właściwym sądzie rejestrowym, wysokości portal nie podaje. W Unternehmensregister pobranie dokumentów rachunkowości jest według tej samej strony bezpłatne. Tylko za złożone bilanse mikroprzedsiębiorstw pobierane jest 1 euro za bilans.

W praktyce: wyszukać po nazwie i filtrować według rodzaju rejestru (HRA dla spółek osobowych, HRB dla spółek kapitałowych) i kraju związkowego. Wyniki pokazują siedzibę, sąd rejestrowy i numer. Wypis z rejestru podaje osoby uprawnione do reprezentacji, przedmiot działalności i kapitał.

Austria: Firmenbuch i WKO

Firmenbuch prowadzą sądy. Według portalu e-Sprawiedliwość UE o Austrii istnieją trzy dostępy:

• Krótka informacja: bezpłatna, z najważniejszymi danymi o firmie, bez rejestracji.
• Wypis z Firmenbuch: z księgi głównej z aktualnymi danymi, na życzenie także z danymi usuniętymi. Zapytania są według portalu płatne. Kwot strona nie podaje. Aktualne opłaty podaje ministerstwo sprawiedliwości na justiz.gv.at oraz biura rozliczeniowe.
• Dokumenty ze zbioru dokumentów, również płatne.

Zamówić można przez JustizOnline (z rejestracją i płatnością online) lub przez biuro rozliczeniowe upoważnione przez ministerstwo. Wyszukuje się po numerze Firmenbuch, nazwie firmy lub nazwisku osoby z funkcją, na przykład prezesa zarządu.

Bezpłatnym uzupełnieniem jest katalog WKO Firmen A-Z. Tam szuka się według branży i miejscowości. Nie zastępuje Firmenbuch, ale pomaga w ocenie.

Szwajcaria: Zefix

Zefix jest centralnym indeksem firm Konfederacji. Według opisu na opendata.swiss istnieje aplikacja internetowa, publiczny interfejs i aplikacja mobilna. Aplikację internetową znajdą Państwo pod adresem zefix.admin.ch. Wyszukuje się po nazwie firmy i otrzymuje dane rejestrowe firmy.

Należy pamiętać o zastrzeżeniu, które podaje kanton Zug: dane w Zefix są według kantonu Zug bez gwarancji i nie mają skutków prawnych. Wiążący jest uwierzytelniony wypis z rejestru właściwego urzędu rejestru handlowego i ogłoszenie w Szwajcarskim Dzienniku Handlowym (SHAB). Kto potrzebuje uwierzytelnionego wypisu, zwraca się do urzędu rejestru handlowego kantonu. Koszty podaje właściwy kanton.

Źródła uzupełniające

Sprawdzić numer VAT UE. Za pomocą usługi VIES Komisji Europejskiej sprawdza się, czy numer identyfikacyjny VAT państwa członkowskiego UE jest ważny. Pomaga to przy fakturach i jako kontrola wiarygodności: czy numer pasuje do firmy i kraju? Należy pamiętać, że VIES odpytuje krajowe bazy danych i błąd może wynikać także z awarii. Szwajcaria nie jest częścią VIES.

LinkedIn. Strona firmy pokazuje branżę, klasę wielkości i liczbę pracowników według własnych danych oraz publiczne wpisy. Dane pochodzą od samej firmy i nie są sprawdzane. Co do osób: nie są źródłem automatycznych przypisań wizyt na stronie. Więcej w artykule Zimne kontakty w B2B.

Własna strona i prasa. Kto jest osobą kontaktową, jakie referencje podaje firma, czy są ogłoszenia o pracę na temat pasujący do Państwa oferty? Te źródła pokazują potrzebę, rejestry pokazują dane ramowe.

Co przenieść do CRM

Należy przenosić tylko to, co jest potrzebne: nazwę firmy z formą prawną, domenę, siedzibę, numer rejestrowy oraz źródło informacji wraz z datą. Osoby z rejestrów to dane osobowe, nawet jeśli są publicznie dostępne. Jak czysto zapisywać dane i unikać duplikatów, wyjaśnia artykuł Przenoszenie wizyt na stronie do CRM.

Granice sprawdzania

• Jednoosobowe działalności i wolne zawody często nie figurują w Handelsregister ani w Firmenbuch.
• Firmy o tej samej nazwie zdarzają się często. Należy polegać na numerze rejestrowym i siedzibie.
• Struktury koncernowe: odwiedzająca firma i strona umowy mogą być różnymi spółkami.
• Aktualność: wpisy nadążają za faktami z opóźnieniem, strona internetowa jest często szybsza.

Najczęstsze pytania

Czy sprawdzanie w Handelsregister jest bezpłatne? Pobranie wypisów z rejestru i dokumentów przez portal jest według portalu e-Sprawiedliwość UE w Niemczech bezpłatne. Uwierzytelnione odpisy kosztują. W Austrii bezpłatna jest tylko krótka informacja. Aktualne kwoty podają rejestry.

Jak znaleźć firmę stojącą za stroną? Przez stopkę redakcyjną. Znajdują się tam nazwa firmy, forma prawna i numer rejestrowy. Dane te należy następnie sprawdzić w rejestrze.

Czy mogę wykorzystywać dane z rejestru do reklamy? Dane firm są publiczne, ale wykorzystanie ich do kontaktu podlega własnym regułom. Dla osób obowiązują ochrona danych i prawo konkurencji, zob. Zimne kontakty w B2B. Ta informacja nie zastępuje porady prawnej.