Rechercher une entreprise : Handelsregister, Firmenbuch, Zefix

Vous avez un nom d'entreprise ou un domaine et voulez en savoir plus : forme juridique, siège, direction, taille. Les sources les plus importantes sont publiques et en partie gratuites. Cet article montre où chercher en Allemagne, en Autriche et en Suisse, ce que chaque source fournit et où elle s'arrête. Comment engager ensuite la conversation avec une entreprise, Contacter les entreprises reconnues le décrit.

Commencer par le domaine

Le plus souvent, on part d'un domaine, par exemple issu d'une analyse de visites de sites web. Procédez alors ainsi :

1. Ouvrez le site web et cherchez les mentions légales (Impressum). En Allemagne, le § 5 DDG exige pour les services numériques exercés à titre professionnel notamment le nom et l'adresse, pour les personnes morales la forme juridique et les représentants légaux, le type de registre et le numéro d'immatriculation ainsi que, s'il existe, le numéro d'identification à la TVA.
2. Notez le nom exact de l'entreprise avec sa forme juridique et le numéro d'immatriculation.
3. Cherchez avec cela dans le registre concerné et comparez nom, siège et numéro.

Les mentions légales sont la source la plus rapide, mais elles ne sont pas vérifiées officiellement. Le registre est la contre-épreuve la plus fiable. Sur la question de savoir comment une entreprise se déduit d'un domaine, Enregistrement PTR : comment un nom d'hôte devient une entreprise est aussi pertinent.

Allemagne : Handelsregister et Unternehmensregister

Deux portails, deux finalités :

Selon les indications du portail e-Justice de l'UE sur l'Allemagne, la consultation est possible sans intérêt particulier. Les extraits de registre et les documents tels que les statuts peuvent être consultés gratuitement sous forme électronique sur le portail. Des copies simples ou certifiées se demandent contre paiement auprès du tribunal du registre compétent, le portail n'en indique pas le montant. Dans le Unternehmensregister, la consultation des documents comptables est, selon la même page, gratuite. Seuls les bilans déposés de micro-entreprises coûtent 1 euro par bilan.

En pratique : cherchez par le nom et filtrez par type de registre (HRA pour les sociétés de personnes, HRB pour les sociétés de capitaux) et par Land. Les résultats montrent le siège, le tribunal du registre et le numéro. L'extrait de registre indique les représentants, l'objet et le capital.

Autriche : Firmenbuch et WKO

Le Firmenbuch est tenu par les tribunaux. Selon le portail e-Justice de l'UE sur l'Autriche, il y a trois accès :

• Information succincte : gratuite, avec les principales informations sur une entreprise, sans inscription.
• Extrait du Firmenbuch : issu du registre principal avec les données actuelles, sur demande aussi avec les données radiées. Les consultations sont payantes selon le portail. La page n'indique pas de montants. Les tarifs actuels sont indiqués par le ministère de la Justice sur justiz.gv.at et par les centres de facturation.
• Actes issus de la collection d'actes, également payants.

Vous pouvez commander via JustizOnline (avec inscription et paiement en ligne) ou via un centre de facturation mandaté par le ministère. La recherche se fait par numéro du Firmenbuch, nom de l'entreprise ou nom d'une personne avec sa fonction, par exemple le gérant.

Un complément gratuit est l'annuaire WKO Firmen A-Z. Vous y cherchez par secteur et par lieu. Il ne remplace pas le Firmenbuch, mais aide à situer.

Suisse : Zefix

Zefix est l'index central des raisons de commerce de la Confédération. D'après la description sur opendata.swiss, il existe une application web, une interface publique et une appli. L'application web se trouve sur zefix.admin.ch. Vous cherchez par nom de l'entreprise et obtenez les données du registre.

Notez la restriction que mentionne le canton de Zoug : les données de Zefix sont, selon le canton de Zoug, sans garantie et sans effet juridique. Font foi l'extrait certifié du registre du commerce compétent et la publication dans la Feuille officielle suisse du commerce (FOSC, en allemand SHAB). Celui qui a besoin d'un extrait certifié s'adresse au registre du commerce du canton. Les coûts correspondants sont indiqués par votre canton.

Sources complémentaires

Vérifier le n° de TVA. Avec le service VIES de la Commission européenne, vous vérifiez si un numéro d'identification à la TVA d'un État membre de l'UE est valable. Cela aide pour les factures et comme contrôle de plausibilité : le numéro correspond-il à l'entreprise et au pays ? Notez que VIES interroge les bases de données nationales et qu'une erreur peut aussi venir d'une panne. La Suisse ne fait pas partie de VIES.

LinkedIn. La page de l'entreprise montre le secteur, la taille et le nombre de salariés selon ses propres déclarations ainsi que des publications publiques. Les informations viennent de l'entreprise elle-même et ne sont pas vérifiées. Pour les personnes : elles ne sont pas une source pour des attributions automatiques de visites de sites web. Plus de détails dans Prospection à froid en B2B.

Site web propre et presse. Qui est l'interlocuteur, quelles références l'entreprise cite-t-elle, y a-t-il des offres d'emploi sur un sujet qui correspond à votre offre ? Ces sources montrent le besoin, les registres montrent les données de base.

Ce que vous reprenez dans le CRM

Ne reprenez que ce dont vous avez besoin : nom de l'entreprise avec forme juridique, domaine, siège, numéro d'immatriculation et la source de l'information avec la date. Les personnes issues des registres sont des données à caractère personnel, même si elles sont consultables publiquement. Comment ranger proprement les données et éviter les doublons, Intégrer les visites de sites web dans le CRM l'indique.

Limites de la recherche

• Entreprises individuelles et professions libérales ne figurent souvent pas au registre du commerce ou au Firmenbuch.
• Les entreprises homonymes sont fréquentes. Fiez-vous au numéro d'immatriculation et au siège.
• Structures de groupe : l'entreprise visiteuse et le cocontractant peuvent être des sociétés différentes.
• Actualité : les inscriptions suivent les faits avec retard, le site web est souvent plus rapide.

Questions fréquentes

La recherche au registre du commerce est-elle gratuite ? Selon le portail e-Justice de l'UE, la consultation d'extraits et de documents via le portail est gratuite en Allemagne. Les copies certifiées sont payantes. En Autriche, seule l'information succincte est gratuite. Les montants actuels figurent auprès des registres.

Comment trouver l'entreprise derrière un site web ? Via les mentions légales. On y trouve le nom de l'entreprise, la forme juridique et le numéro d'immatriculation. Vérifiez ensuite ces informations dans le registre.

Puis-je utiliser des données du registre pour de la publicité ? Les données d'entreprise sont publiques, mais leur utilisation pour la prospection obéit à des règles propres. Pour les personnes, la protection des données et le droit de la concurrence s'appliquent, voir Prospection à froid en B2B. Cette information ne remplace pas un conseil juridique.