Søke opp en bedrift: Handelsregister, Firmenbuch, Zefix

Du har et firmanavn eller et domene og vil vite mer: rettsform, sete, ledelse, størrelse. De viktigste kildene er offentlige og delvis gratis. Denne artikkelen viser hvor du søker i Tyskland, Østerrike og Sveits, hva hver kilde leverer og hvor den slutter. Hvordan du deretter kommer i samtale med en bedrift, beskriver Kontakte gjenkjente bedrifter.

Begynn med domenet

Som regel står det et domene i begynnelsen, for eksempel fra en analyse av nettsidebesøk. Da går du fram slik:

1. Åpne nettsiden og let etter impressum. I Tyskland krever § 5 DDG ved forretningsmessige digitale tjenester blant annet navn og adresse, ved juridiske personer rettsform og representasjonsberettigede, registertype og registernummer samt, hvis det finnes, merverdiavgiftens identifikasjonsnummer.
2. Noter det nøyaktige firmanavnet med rettsform og registernummeret.
3. Søk med det i det aktuelle registeret og sammenlign navn, sete og nummer.

Impressum er den raskeste kilden, men ikke offentlig kontrollert. Registeret er den mer bindende motprøven. Til spørsmålet om hvordan et domene blir til en bedrift, passer også PTR-record: hvordan et maskinnavn blir til en bedrift.

Tyskland: Handelsregister og Unternehmensregister

To portaler, to formål:

Etter opplysningene i EUs justisportal om Tyskland er innsyn mulig uten særskilt interesse. Registerutskrifter og dokumenter som selskapsavtaler kan hentes gratis i elektronisk form i portalen. Enkle eller bekreftede avskrifter ber du om mot gebyr hos den kompetente registerretten, størrelsen oppgir portalen ikke. I Unternehmensregister er uthenting av regnskapsunderlag ifølge samme side gratis. Bare for innleverte balanser fra mikrobedrifter koster det 1 euro per balanse.

Praktisk: Søk etter navnet og filtrer etter registertype (HRA for personselskaper, HRB for kapitalselskaper) og delstat. Treffene viser sete, registerrett og nummer. Registerutskriften nevner representasjonsberettigede, formål og kapital.

Østerrike: Firmenbuch og WKO

Firmenbuch føres av domstolene. Ifølge EUs justisportal om Østerrike finnes det tre tilganger:

• Kortinformasjon: gratis, med de viktigste opplysningene om en bedrift, uten registrering.
• Firmenbuch-utskrift: fra hovedboken med de gjeldende dataene, på ønske også med slettede data. Forespørsler er ifølge portalen avgiftsbelagte. Beløp nevner siden ikke. Gjeldende gebyrer oppgir justisdepartementet på justiz.gv.at og oppgjørsstedene.
• Dokumenter fra dokumentsamlingen, likeledes avgiftsbelagte.

Bestille kan du via JustizOnline (med registrering og nettbetaling) eller via et oppgjørssted departementet har gitt i oppdrag. Det søkes etter Firmenbuch-nummer, firmanavn eller navnet på en person med funksjon, for eksempel daglig leder.

Et gratis supplement er katalogen WKO Firmen A-Z. Der søker du etter bransje og sted. Den erstatter ikke Firmenbuch, men hjelper med å plassere bedriften.

Sveits: Zefix

Zefix er statens sentrale firmaindeks. Etter beskrivelsen på opendata.swiss finnes det en nettapplikasjon, et offentlig grensesnitt og en app. Nettapplikasjonen finner du på zefix.admin.ch. Du søker etter firmanavnet og får registerdataene til bedriften.

Merk begrensningen kantonen Zug nevner: Dataene i Zefix er ifølge kantonen Zug uten garanti og har ingen rettsvirkning. Bindende er den bekreftede registerutskriften fra det kompetente handelsregisterkontoret og kunngjøringen i Schweizerisches Handelsamtsblatt (SHAB). Den som trenger en bekreftet utskrift, henvender seg til kantonens handelsregisterkontor. Kostnader for det oppgir din kanton.

Supplerende kilder

Kontrollere USt-ID. Med VIES-tjenesten til EU-kommisjonen kontrollerer du om et merverdiavgiftsnummer fra en EU-medlemsstat er gyldig. Det hjelper ved fakturaer og som plausibilitetskontroll: Passer nummeret til bedrift og land? Merk at VIES spør de nasjonale databasene og at en feil også kan skyldes en driftsforstyrrelse. Sveits er ikke del av VIES.

LinkedIn. Bedriftssiden viser bransje, størrelsesklasse og antall ansatte etter egen oppgave samt offentlige innlegg. Opplysningene stammer fra selskapet selv og er ikke kontrollert. For personer gjelder: De er ingen kilde til automatiske tilordninger av nettsidebesøk. Mer om dette under Kald oppsøkende kontakt i B2B.

Egen nettside og presse. Hvem er kontaktperson, hvilke referanser nevner bedriften, finnes det stillingsannonser om et tema som passer til tilbudet ditt? Disse kildene viser behov, registrene viser rammedataene.

Hva du tar med inn i CRM-et

Ta bare med det du trenger: firmanavn med rettsform, domene, sete, registernummer og kilden til opplysningen samt dato. Personer fra registre er personopplysninger, selv om de er offentlig tilgjengelige. Hvordan du lagrer dataene rent og unngår dubletter, står i Hente nettsidebesøk inn i CRM.

Grenser for researchen

• Enkeltpersonforetak og frilansere står ofte ikke i Handelsregister eller Firmenbuch.
• Bedrifter med likt navn er hyppige. Stol på registernummer og sete.
• Konsernstrukturer: Den besøkende bedriften og avtaleparten kan være forskjellige selskaper.
• Aktualitet: Innføringer kommer etter faktaene, nettsiden er ofte raskere.

Ofte stilte spørsmål

Er researchen i Handelsregister gratis? Uthenting av registerutskrifter og dokumenter via portalen er ifølge EUs justisportal i Tyskland gratis. Bekreftede avskrifter koster gebyrer. I Østerrike er bare kortinformasjonen gratis. Gjeldende beløp står hos registrene.

Hvordan finner jeg bedriften bak en nettside? Via impressum. Der står firmanavn, rettsform og registernummer. Kontroller disse opplysningene deretter i registeret.

Kan jeg bruke data fra registeret til reklame? Bedriftsdata er offentlige, men bruken til kontakt er underlagt egne regler. For personer gjelder personvern og konkurranserett, se Kald oppsøkende kontakt i B2B. Denne opplysningen erstatter ikke juridisk rådgivning.