Istraživanje tvrtke: Handelsregister, Firmenbuch, Zefix

Imate naziv tvrtke ili domenu i želite znati više: pravni oblik, sjedište, upravu, veličinu. Najvažniji izvori su javni i dijelom besplatni. Ovaj članak pokazuje gdje tražiti u Njemačkoj, Austriji i Švicarskoj, što svaki izvor daje i gdje završava. Kako nakon toga stupiti u razgovor s tvrtkom, opisuje članak Kontaktiranje prepoznatih tvrtki.

Početi s domenom

Najčešće na početku stoji domena, primjerice iz analize posjeta web stranici. Tada postupite ovako:

1. Otvorite web stranicu i potražite impresum. U Njemačkoj § 5 DDG kod poslovnih digitalnih usluga zahtijeva, među ostalim, ime i adresu, kod pravnih osoba pravni oblik i zastupnike, vrstu i broj registra te, ako postoji, PDV identifikacijski broj.
2. Zabilježite točan naziv tvrtke s pravnim oblikom i broj registra.
3. S tim podacima potražite u odgovarajućem registru i usporedite naziv, sjedište i broj.

Impresum je najbrži izvor, ali nije službeno provjeren. Registar je obvezujuća protuprovjera. Na pitanje kako se iz domene dobiva tvrtka uklapa se i članak PTR zapis: kako iz naziva računala nastaje tvrtka.

Njemačka: Handelsregister i Unternehmensregister

Dva portala, dvije svrhe:

Prema podacima EU e-pravosudnog portala o Njemačkoj uvid je moguć bez posebnog interesa. Izvadci iz registra i dokumenti poput društvenih ugovora mogu se na portalu besplatno preuzeti u elektroničkom obliku. Jednostavne ili ovjerene preslike zatražite uz naknadu od nadležnog registarskog suda, visinu portal ne navodi. U Unternehmensregisteru je preuzimanje računovodstvenih dokumenata prema istoj stranici besplatno. Samo za pohranjene bilance mikropoduzeća naplaćuje se 1 euro po bilanci.

Praktično: potražite prema nazivu i filtrirajte prema vrsti registra (HRA za osobna društva, HRB za kapitalna društva) i saveznoj državi. Pogoci prikazuju sjedište, registarski sud i broj. Izvadak iz registra navodi zastupnike, predmet poslovanja i kapital.

Austrija: Firmenbuch i WKO

Firmenbuch vode sudovi. Prema EU e-pravosudnom portalu o Austriji postoje tri pristupa:

• Kratka informacija: besplatna, s najvažnijim podacima o tvrtki, bez registracije.
• Izvadak iz Firmenbucha: iz glavne knjige s aktualnim podacima, na željenje i s izbrisanim podacima. Upiti su prema portalu naplativi. Iznose stranica ne navodi. Aktualne naknade navode Ministarstvo pravosuđa na justiz.gv.at i obračunske službe.
• Isprave iz zbirke isprava, također naplativo.

Naručiti možete putem JustizOnline (s registracijom i online plaćanjem) ili putem obračunske službe koju je ovlastilo ministarstvo. Traži se prema broju Firmenbucha, nazivu tvrtke ili imenu osobe s funkcijom, primjerice direktora.

Besplatna dopuna je imenik WKO Firmen A-Z. Ondje tražite prema branši i mjestu. Ne zamjenjuje Firmenbuch, ali pomaže pri razvrstavanju.

Švicarska: Zefix

Zefix je središnji indeks tvrtki Konfederacije. Prema opisu na opendata.swiss postoji web aplikacija, javno sučelje i aplikacija. Web aplikaciju nalazite na zefix.admin.ch. Tražite prema nazivu tvrtke i dobivate registarske podatke tvrtke.

Obratite pažnju na ograničenje koje navodi kanton Zug: podaci u Zefixu prema kantonu Zug su bez jamstva i nemaju pravni učinak. Obvezujući su ovjereni izvadak iz registra nadležnog ureda trgovačkog registra i objava u Švicarskom trgovačkom službenom listu (SHAB). Tko treba ovjereni izvadak, obraća se uredu trgovačkog registra kantona. Troškove za to navodi Vaš kanton.

Dopunski izvori

Provjeriti PDV ID. S pomoću usluge VIES Europske komisije provjeravate je li PDV identifikacijski broj neke države članice EU valjan. To pomaže kod računa i kao provjera vjerojatnosti: odgovara li broj tvrtki i državi? Imajte na umu da VIES upituje nacionalne baze podataka i da pogreška može biti i zbog smetnje. Švicarska nije dio VIES-a.

LinkedIn. Stranica tvrtke prikazuje branšu, razred veličine i broj zaposlenika prema vlastitoj izjavi te javne objave. Podaci potječu od same tvrtke i nisu provjereni. Za osobe vrijedi: nisu izvor za automatska pridruživanja posjeta web stranici. Više o tome u članku Hladno pozivanje u B2B-u.

Vlastita web stranica i tisak. Tko je kontakt osoba, koje reference tvrtka navodi, ima li oglasa za posao za temu koja odgovara Vašoj ponudi? Ti izvori pokazuju potrebu, registri pokazuju okvirne podatke.

Što preuzeti u CRM

Preuzmite samo ono što Vam treba: naziv tvrtke s pravnim oblikom, domenu, sjedište, broj registra i izvor podatka s datumom. Osobe iz registara su osobni podaci, čak i ako su javno dostupne. Kako podatke uredno pohraniti i izbjeći duplikate, stoji u članku Prenošenje posjeta web stranici u CRM.

Granice istraživanja

• Samostalni poduzetnici i slobodna zanimanja često ne stoje u Handelsregisteru ili Firmenbuchu.
• Tvrtke istog naziva česte su. Oslonite se na broj registra i sjedište.
• Strukture koncerna: tvrtka koja posjećuje i ugovorna strana mogu biti različita društva.
• Aktualnost: upisi kasne za činjenicama, web stranica je često brža.

Često postavljana pitanja

Je li istraživanje u Handelsregisteru besplatno? Preuzimanje izvadaka iz registra i dokumenata putem portala u Njemačkoj je prema EU e-pravosudnom portalu besplatno. Ovjerene preslike koštaju naknade. U Austriji je besplatna samo kratka informacija. Aktualni iznosi stoje kod registara.

Kako pronaći tvrtku uz web stranicu? Preko impresuma. Ondje stoje naziv tvrtke, pravni oblik i broj registra. Te podatke zatim provjerite u registru.

Smijem li podatke iz registra koristiti za reklamu? Podaci o tvrtkama su javni, ali za korištenje u obraćanju vrijede vlastita pravila. Za osobe vrijede zaštita podataka i pravo tržišnog natjecanja, vidi Hladno pozivanje u B2B-u. Ova informacija ne zamjenjuje pravni savjet.