Bedrijf opzoeken: Handelsregister, Firmenbuch, Zefix

U hebt een bedrijfsnaam of een domein en wilt meer weten: rechtsvorm, vestigingsplaats, bestuur, omvang. De belangrijkste bronnen zijn openbaar en deels gratis. Dit artikel toont waar u in Duitsland, Oostenrijk en Zwitserland zoekt, wat elke bron levert en waar ze ophoudt. Hoe u daarna met een bedrijf in gesprek komt, beschrijft Herkende bedrijven benaderen.

Beginnen met het domein

Meestal staat aan het begin een domein, bijvoorbeeld uit een analyse van websitebezoeken. Dan gaat u zo te werk:

1. Open de website en zoek het colofon (in het Duits Impressum). In Duitsland eist § 5 DDG bij bedrijfsmatige digitale diensten onder meer naam en adres, bij rechtspersonen rechtsvorm en vertegenwoordigingsbevoegden, registersoort en registernummer en, indien aanwezig, het btw-identificatienummer.
2. Noteer de exacte bedrijfsnaam met rechtsvorm en het registernummer.
3. Zoek daarmee in het betreffende register en vergelijk naam, vestigingsplaats en nummer.

Het colofon is de snelste bron, maar niet officieel gecontroleerd. Het register is de bindendere tegenproef. Bij de vraag hoe uit een domein een bedrijf volgt, past ook PTR-record: hoe uit een hostnaam een bedrijf wordt.

Duitsland: Handelsregister en Unternehmensregister

Twee portalen, twee doelen:

Volgens de gegevens van het Europees e-Justitieportaal over Duitsland is inzage mogelijk zonder bijzonder belang. Registeruittreksels en documenten zoals statuten kunnen in het portaal kosteloos in elektronische vorm worden opgevraagd. Gewone of voor eensluidend gewaarmerkte afschriften vraagt u tegen vergoeding aan bij de bevoegde registerrechtbank, de hoogte noemt het portaal niet. In het Unternehmensregister is het opvragen van boekhoudkundige stukken volgens dezelfde pagina kosteloos. Alleen voor gedeponeerde balansen van zeer kleine ondernemingen is 1 euro per balans verschuldigd.

Praktisch: zoek op de naam en filter op registersoort (HRA voor personenvennootschappen, HRB voor kapitaalvennootschappen) en deelstaat. De treffers tonen vestigingsplaats, registerrechtbank en nummer. Het registeruittreksel noemt vertegenwoordigingsbevoegden, doel en kapitaal.

Oostenrijk: Firmenbuch en WKO

Het Firmenbuch wordt bijgehouden door de rechtbanken. Volgens het e-Justitieportaal over Oostenrijk zijn er drie toegangen:

• Kortinformatie: gratis, met de belangrijkste gegevens over een bedrijf, zonder registratie.
• Firmenbuch-uittreksel: uit het hoofdregister met de actuele gegevens, op verzoek ook met geschrapte gegevens. Opvragingen zijn volgens het portaal betalend. Bedragen noemt de pagina niet. Actuele tarieven noemen het ministerie van Justitie op justiz.gv.at en de verrekeningskantoren.
• Akten uit de aktenverzameling, eveneens betalend.

Bestellen kunt u via JustizOnline (met registratie en online betaling) of via een verrekeningskantoor dat het ministerie heeft aangewezen. Gezocht wordt op Firmenbuch-nummer, bedrijfsnaam of de naam van een persoon met functie, bijvoorbeeld de bestuurder.

Een gratis aanvulling is het register WKO Firmen A-Z. Daar zoekt u op branche en plaats. Het vervangt het Firmenbuch niet, maar helpt bij het indelen.

Zwitserland: Zefix

Zefix is de centrale bedrijvenindex van de Bondsstaat. Volgens de beschrijving op opendata.swiss bestaan er een webtoepassing, een openbare interface en een app. De webtoepassing vindt u op zefix.admin.ch. U zoekt op de bedrijfsnaam en krijgt de registergegevens van het bedrijf.

Let op de beperking die het kanton Zug noemt: de gegevens in Zefix zijn volgens het kanton Zug zonder garantie en hebben geen rechtsgevolg. Bindend zijn het gewaarmerkte registeruittreksel van het bevoegde handelsregisterkantoor en de publicatie in het Schweizerisches Handelsamtsblatt (SHAB). Wie een gewaarmerkt uittreksel nodig heeft, wendt zich tot het handelsregisterkantoor van het kanton. De kosten daarvoor noemt uw kanton.

Aanvullende bronnen

Btw-nummer controleren. Met de VIES-dienst van de Europese Commissie controleert u of een btw-identificatienummer van een EU-lidstaat geldig is. Dat helpt bij facturen en als plausibiliteitscontrole: past het nummer bij bedrijf en land? Let op dat VIES de nationale databases raadpleegt en een fout ook aan een storing kan liggen. Zwitserland maakt geen deel uit van VIES.

LinkedIn. De bedrijfspagina toont branche, grootteklasse en aantal medewerkers volgens eigen opgave, plus openbare berichten. De gegevens komen van het bedrijf zelf en zijn niet gecontroleerd. Voor personen geldt: ze zijn geen bron voor automatische toewijzing van websitebezoeken. Meer daarover onder Koude acquisitie in B2B.

Eigen website en pers. Wie is contactpersoon, welke referenties noemt het bedrijf, zijn er vacatures voor een onderwerp dat bij uw aanbod past? Deze bronnen tonen behoefte, de registers tonen de basisgegevens.

Wat u in de CRM overneemt

Neem alleen over wat u nodig hebt: bedrijfsnaam met rechtsvorm, domein, vestigingsplaats, registernummer en de bron van de vermelding met datum. Personen uit registers zijn persoonsgegevens, ook al zijn ze openbaar in te zien. Hoe u de gegevens netjes opslaat en dubbelen voorkomt, staat in Websitebezoeken in de CRM brengen.

Grenzen van het onderzoek

• Eenmanszaken en zelfstandigen staan vaak niet in het Handelsregister of Firmenbuch.
• Bedrijven met dezelfde naam komen vaak voor. Vertrouw op registernummer en vestigingsplaats.
• Concernstructuren: het bezoekende bedrijf en de contractpartner kunnen verschillende vennootschappen zijn.
• Actualiteit: inschrijvingen lopen achter op de feiten, de website is vaak sneller.

Veelgestelde vragen

Is zoeken in het Handelsregister gratis? Het opvragen van registeruittreksels en documenten via het portaal is volgens het e-Justitieportaal in Duitsland kosteloos. Gewaarmerkte afschriften kosten vergoedingen. In Oostenrijk is alleen de kortinformatie gratis. Actuele bedragen staan bij de registers.

Hoe vind ik het bedrijf bij een website? Via het colofon. Daar staan bedrijfsnaam, rechtsvorm en registernummer. Controleer die gegevens vervolgens in het register.

Mag ik gegevens uit het register voor reclame gebruiken? Bedrijfsgegevens zijn openbaar, maar het gebruik voor benadering valt onder eigen regels. Voor personen gelden privacy- en mededingingsrecht, zie Koude acquisitie in B2B. Deze informatie vervangt geen juridisch advies.