Yrityksen selvittäminen: kaupparekisteri, Firmenbuch, Zefix

Teillä on yrityksen nimi tai verkkotunnus ja haluatte tietää enemmän: oikeudellinen muoto, kotipaikka, johto, koko. Tärkeimmät lähteet ovat julkisia ja osin ilmaisia. Tämä artikkeli näyttää, mistä etsitte Saksassa, Itävallassa ja Sveitsissä, mitä kukin lähde tarjoaa ja missä se loppuu. Miten pääsette sen jälkeen keskusteluun yrityksen kanssa, kuvataan artikkelissa Tunnistettujen yritysten lähestyminen.

Aloittakaa verkkotunnuksesta

Usein alussa on verkkotunnus, esimerkiksi verkkosivustovierailujen analyysistä. Silloin etenette näin:

1. Avatkaa verkkosivusto ja etsikää yhteystiedot (Impressum). Saksassa § 5 DDG edellyttää liiketoiminnallisilta digitaalisilta palveluilta muun muassa nimen ja osoitteen, oikeushenkilöiltä oikeudellisen muodon ja edustusoikeutetut, rekisterin lajin ja rekisterinumeron sekä, jos on, arvonlisäveron tunnisteen.
2. Kirjatkaa tarkka yrityksen nimi oikeudellisine muotoineen ja rekisterinumero.
3. Hakekaa niillä kyseisestä rekisteristä ja verratkaa nimeä, kotipaikkaa ja numeroa.

Yhteystiedot ovat nopein lähde, mutta niitä ei ole virallisesti tarkistettu. Rekisteri on sitovampi vastakoe. Kysymykseen, miten verkkotunnuksesta saadaan yritys, sopii myös PTR-tietue: miten laitteen nimestä tulee yritys.

Saksa: Handelsregister ja Unternehmensregister

Kaksi portaalia, kaksi tarkoitusta:

EU:n oikeusportaalin Saksaa koskevien tietojen mukaan tarkastelu on mahdollista ilman erityistä intressiä. Rekisteriotteet ja asiakirjat, kuten yhtiösopimukset, voi hakea portaalista maksutta sähköisessä muodossa. Yksinkertaiset tai oikeaksi todistetut jäljennökset tilaatte maksusta toimivaltaiselta rekisterituomioistuimelta, portaali ei mainitse määrää. Unternehmensregisterissä kirjanpitoasiakirjojen haku on saman sivun mukaan maksutonta. Vain mikroyritysten tallennetuista taseista peritään 1 euro taselta.

Käytännössä: hakekaa nimellä ja suodattakaa rekisterin lajin (HRA henkilöyhtiöille, HRB pääomayhtiöille) ja osavaltion mukaan. Osumat näyttävät kotipaikan, rekisterituomioistuimen ja numeron. Rekisteriote kertoo edustusoikeutetut, toimialan ja pääoman.

Itävalta: Firmenbuch ja WKO

Firmenbuchia pitävät tuomioistuimet. EU:n oikeusportaalin Itävaltaa koskevien tietojen mukaan pääsyjä on kolme:

• Lyhyt tieto: maksuton, tärkeimmät tiedot yrityksestä, ilman rekisteröitymistä.
• Firmenbuch-ote: pääkirjasta ajantasaisin tiedoin, halutessa myös poistetuin tiedoin. Kyselyt ovat portaalin mukaan maksullisia. Sivu ei mainitse määriä. Ajantasaiset maksut mainitsevat oikeusministeriö osoitteessa justiz.gv.at ja laskutuspisteet.
• Asiakirjat asiakirjakokoelmasta, myös maksullisia.

Voitte tilata JustizOnlinen kautta (rekisteröityminen ja verkkomaksu) tai ministeriön valtuuttaman laskutuspisteen kautta. Haku tehdään Firmenbuch-numerolla, yrityksen nimellä tai henkilön nimellä ja tehtävällä, esimerkiksi toimitusjohtajalla.

Maksuton täydennys on hakemisto WKO Firmen A-Z. Siellä haette toimialan ja paikkakunnan mukaan. Se ei korvaa Firmenbuchia mutta auttaa luokittelussa.

Sveitsi: Zefix

Zefix on valtion keskeinen yritysindeksi. opendata.swissin kuvauksen mukaan on verkkosovellus, julkinen rajapinta ja sovellus. Verkkosovelluksen löydätte osoitteesta zefix.admin.ch. Haette yrityksen nimellä ja saatte yrityksen rekisteritiedot.

Huomatkaa rajoitus, jonka Zugin kantoni mainitsee: Zefixin tiedot ovat Zugin kantonin mukaan ilman takuuta eikä niillä ole oikeusvaikutusta. Sitovia ovat toimivaltaisen kauppa rekisteriviraston oikeaksi todistettu rekisteriote ja julkaisu Sveitsin kauppa-virallisessa lehdessä (SHAB). Joka tarvitsee oikeaksi todistetun otteen, kääntyy kantonin kauppa rekisteriviraston puoleen. Kustannukset kertoo oma kantoninne.

Täydentävät lähteet

ALV-tunnuksen tarkistus. EU-komission VIES-palvelulla tarkistatte, onko EU-jäsenvaltion arvonlisäveron tunniste voimassa. Se auttaa laskuissa ja uskottavuustarkistuksena: sopiiko numero yritykseen ja maahan? Huomatkaa, että VIES kysyy kansallisista tietokannoista ja virhe voi johtua myös häiriöstä. Sveitsi ei ole mukana VIESissä.

LinkedIn. Yrityssivu näyttää toimialan, kokoluokan ja työntekijämäärän omien ilmoitusten mukaan sekä julkiset julkaisut. Tiedot tulevat yritykseltä itseltään eikä niitä ole tarkistettu. Henkilöistä pätee: he eivät ole lähde verkkosivustovierailujen automaattiseen kohdennukseen. Lisää kohdassa Kylmäsoitot B2B-kaupassa.

Oma verkkosivusto ja lehdistö. Kuka on yhteyshenkilö, mitä referenssejä yritys mainitsee, onko työpaikkailmoituksia aiheesta, joka sopii tarjontaanne? Nämä lähteet näyttävät tarpeen, rekisterit näyttävät perustiedot.

Mitä viette CRM:ään

Ottakaa vain se, mitä tarvitsette: yrityksen nimi oikeudellisine muotoineen, verkkotunnus, kotipaikka, rekisterinumero ja tiedon lähde päivämäärineen. Rekistereiden henkilöt ovat henkilötietoja, vaikka ne ovat julkisesti nähtävillä. Miten tallennatte tiedot siististi ja vältätte kaksoiskappaleet, kerrotaan artikkelissa Verkkosivustovierailujen vieminen CRM:ään.

Selvityksen rajat

• Yksityiset elinkeinonharjoittajat ja freelancerit eivät usein ole kauppa rekisterissä tai Firmenbuchissa.
• Samannimisiä yrityksiä on usein. Luottakaa rekisterinumeroon ja kotipaikkaan.
• Konsernirakenteet: vierailevalla yrityksellä ja sopimuskumppanilla voi olla eri yhtiöt.
• Ajantasaisuus: merkinnät jäävät tosiasioista jälkeen, verkkosivusto on usein nopeampi.

Usein kysytyt kysymykset

Onko selvitys kauppa rekisteristä ilmaista? Rekisteriotteiden ja asiakirjojen haku portaalin kautta on EU:n oikeusportaalin mukaan Saksassa maksutonta. Oikeaksi todistetut jäljennökset maksavat. Itävallassa vain lyhyt tieto on maksuton. Ajantasaiset määrät ovat rekistereillä.

Miten löydän verkkosivustoon liittyvän yrityksen? Yhteystietojen (Impressum) kautta. Siellä ovat yrityksen nimi, oikeudellinen muoto ja rekisterinumero. Tarkistakaa nämä tiedot sitten rekisteristä.

Saanko käyttää rekisterin tietoja mainontaan? Yritystiedot ovat julkisia, mutta käytöllä yhteydenottoon on omat sääntönsä. Henkilöihin pätevät tietosuoja ja kilpailuoikeus, katso Kylmäsoitot B2B-kaupassa. Tämä tieto ei korvaa oikeudellista neuvontaa.