Ricercare un'azienda: Handelsregister, Firmenbuch, Zefix

Ha un nome di azienda o un dominio e vuole sapere di più: forma giuridica, sede, direzione, dimensioni. Le fonti più importanti sono pubbliche e in parte gratuite. Questo articolo mostra dove cercare in Germania, Austria e Svizzera, che cosa fornisce ciascuna fonte e dove finisce. Come entrare poi in contatto con un'azienda lo descrive Contattare le aziende riconosciute.

Partire dal dominio

Spesso si parte da un dominio, ad esempio da un'analisi delle visite al sito. Allora proceda così:

1. Apra il sito web e cerchi l'impressum (l'indicazione legale del fornitore). In Germania il § 5 DDG richiede per i servizi digitali professionali, tra l'altro, nome e indirizzo, per le persone giuridiche forma giuridica e rappresentanti legali, tipo e numero di registro e, se presente, la partita IVA.
2. Annoti l'esatto nome dell'azienda con forma giuridica e il numero di registro.
3. Cerchi con questi dati nel registro competente e confronti nome, sede e numero.

L'impressum è la fonte più rapida, ma non è verificato ufficialmente. Il registro è la controprova più vincolante. Sul tema di come da un dominio si arrivi a un'azienda è utile anche Record PTR: come da un nome di host si risale a un'azienda.

Germania: Handelsregister e Unternehmensregister

Due portali, due scopi:

Secondo le indicazioni del Portale europeo della giustizia sulla Germania la consultazione è possibile senza un interesse particolare. Estratti di registro e documenti come i contratti sociali possono essere richiesti gratuitamente in forma elettronica sul portale. Copie semplici o autenticate si richiedono a pagamento al tribunale del registro competente, l'importo non è indicato dal portale. Nel Unternehmensregister la consultazione dei documenti contabili è gratuita secondo la stessa pagina. Solo per i bilanci depositati delle microimprese si applica 1 euro per bilancio.

In pratica: cerchi per nome e filtri per tipo di registro (HRA per le società di persone, HRB per le società di capitali) e Land. I risultati mostrano sede, tribunale del registro e numero. L'estratto di registro indica rappresentanti, oggetto e capitale.

Austria: Firmenbuch e WKO

Il Firmenbuch è tenuto dai tribunali. Secondo il Portale europeo della giustizia sull'Austria esistono tre accessi:

• Informazione breve: gratuita, con i dati principali su un'azienda, senza registrazione.
• Estratto del Firmenbuch: dal libro principale con i dati attuali, su richiesta anche con i dati cancellati. Le interrogazioni sono a pagamento secondo il portale. La pagina non indica importi. Le tariffe attuali sono indicate dal Ministero della giustizia su justiz.gv.at e dai centri di fatturazione.
• Atti dalla raccolta degli atti, anch'essi a pagamento.

Può ordinare tramite JustizOnline (con registrazione e pagamento online) o tramite un centro di fatturazione incaricato dal Ministero. Si cerca per numero del Firmenbuch, nome dell'azienda o nome di una persona con funzione, ad esempio l'amministratore.

Un'integrazione gratuita è l'elenco WKO Firmen A-Z. Lì cerca per settore e località. Non sostituisce il Firmenbuch, ma aiuta nell'inquadramento.

Svizzera: Zefix

Zefix è l'indice centrale delle ditte della Confederazione. Secondo la descrizione su opendata.swiss esistono un'applicazione web, un'interfaccia pubblica e un'app. L'applicazione web si trova su zefix.admin.ch. Cerca per nome dell'azienda e ottiene i dati di registro della ditta.

Tenga presente la limitazione indicata dal Cantone di Zugo: i dati in Zefix sono secondo il Cantone di Zugo senza garanzia e privi di effetto giuridico. Sono vincolanti l'estratto di registro autenticato dell'ufficio del registro di commercio competente e la pubblicazione nel Foglio ufficiale svizzero di commercio (FUSC, in tedesco SHAB). Chi ha bisogno di un estratto autenticato si rivolge all'ufficio del registro di commercio del Cantone. I costi li indica il Suo Cantone.

Fonti integrative

Verificare la partita IVA. Con il servizio VIES della Commissione UE verifica se la partita IVA di uno Stato membro dell'UE è valida. Aiuta per le fatture e come verifica di plausibilità: il numero corrisponde ad azienda e paese? Tenga presente che VIES interroga le banche dati nazionali e un errore può dipendere anche da un'interruzione. La Svizzera non fa parte di VIES.

LinkedIn. La pagina aziendale mostra settore, classe dimensionale e numero di dipendenti secondo dichiarazione propria, oltre a contributi pubblici. I dati provengono dall'azienda stessa e non sono verificati. Per le persone vale: non sono una fonte per attribuzioni automatiche delle visite al sito. Maggiori dettagli in Cold calling nel B2B.

Sito proprio e stampa. Chi è il referente, quali referenze cita l'azienda, ci sono annunci di lavoro su un tema adatto alla Sua offerta? Queste fonti mostrano il bisogno, i registri mostrano i dati di base.

Cosa trasferire nel CRM

Trasferisca solo ciò che Le serve: nome dell'azienda con forma giuridica, dominio, sede, numero di registro e la fonte del dato con la data. Le persone dei registri sono dati personali, anche se consultabili pubblicamente. Come archiviare i dati in modo ordinato ed evitare i duplicati è in Portare le visite al sito nel CRM.

Limiti della ricerca

• Ditte individuali e liberi professionisti spesso non sono nel Handelsregister o nel Firmenbuch.
• Aziende omonime sono frequenti. Si affidi a numero di registro e sede.
• Strutture di gruppo: l'azienda visitatrice e la controparte contrattuale possono essere società diverse.
• Aggiornamento: le iscrizioni seguono i fatti, il sito web è spesso più rapido.

Domande frequenti

La ricerca nel Handelsregister è gratuita? La consultazione di estratti di registro e documenti tramite il portale è gratuita in Germania secondo il Portale europeo della giustizia. Le copie autenticate hanno un costo. In Austria è gratuita solo l'informazione breve. Gli importi attuali sono presso i registri.

Come trovo l'azienda di un sito web? Tramite l'impressum. Lì figurano nome dell'azienda, forma giuridica e numero di registro. Verifichi poi questi dati nel registro.

Posso usare i dati del registro per la pubblicità? I dati aziendali sono pubblici, ma l'utilizzo per il contatto è soggetto a regole proprie. Per le persone valgono protezione dei dati e diritto della concorrenza, vedere Cold calling nel B2B. Questa informazione non sostituisce una consulenza legale.